POLITYKA

1.Polityka społeczna

Fabryka Wyrobów Cukierniczych JAGO Jan Gogolewski chcąc wyjść naprzeciw wymaganiom stawianym przez współczesny biznes oraz chcąc zapewnić bezpieczeństwo swoich pracowników wprowadziła zasady społecznej odpowiedzialności. W szczególny sposób pragniemy zwrócić uwagę na poszanowanie praw pracowników oraz zapewnić bezpieczne środowisko pracy. Zasady zawarte w tej polityce definiują naszą firmę, ale staramy się je również promować wśród wszystkich naszych partnerów biznesowych. Wprowadzając poniższe zasady mamy nadzieję, że nasza działalność pozwoli poprawić jakość życia pracowników i zapewnić rozwój społeczności lokalnej.

Realizując zasady społecznej odpowiedzialności w szczególności zwracamy uwagę na:

• Przestrzeganie prawa polskiego w zakresie prawa pracy;
• Poszanowanie praw każdego pracownika;
• Brak dyskryminacji w zatrudnieniu i rozwoju zawodowym;
• Równe traktowanie obu płci;
• Równe traktowanie obcokrajowców w zakładzie;
• Niezatrudnianie młodocianych i małoletnich;
• Przeciwdziałanie mobbingowi i przemocy w miejscu pracy;
• Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy;
• Promowanie etycznego zachowania w biznesie;
• Zachowania tajemnicy wrażliwych danych zarówno naszych pracowników jak
  i klientów biznesowych.

W zakładzie obowiązuje Kodeks etyczny który jest zbiorem podstawowych wartości i sposobów zarządzania przedsiębiorstwem, którymi Fabryka Wyrobów Cukierniczych JAGO kieruje się przy prowadzeniu swojej działalności gospodarczej.

Pracownicy, klienci oraz partnerzy biznesowi  zgodnie z obowiązującą w firmie Procedurą przyjęcia skargi, wniosku lub poufnego zgłoszenia P 16 mają prawo złożyć skargę lub zażalenie w przypadku stwierdzenia, że nasza firma nie działa zgodnie z w/w celami. Skargi należy kierować na adres e-mail: info@jago.bydgoszcz.pl

 2. Polityka środowiskowa

Mając na uwadze wpływ naszej produkcji na środowisko, Fabryka Wyrobów Cukierniczych JAGO Jan Gogolewski zobowiązuje się do podjęcia działań zapobiegających możliwym zanieczyszczeniom środowiska naturalnego.            
Dodatkowo zobowiązujemy się do ciągłego doskonalenia naszych poczynań.

Przyjęta Polityka środowiskowa opiera się na następujących celach:

• Prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi
  oraz najlepszymi praktykami dotyczącymi ochrony środowiska
• Segregację i minimalizację ilości odpadów
• Minimalizacja wpływu działalności firmy na środowisko wynikającego z wykorzystywania surowców, chemikaliów i substancji niebezpiecznych.
•  Stosowanie do określonych produkcji surowców zrównoważonego rozwoju oraz identyfikowalność i księgowanie certyfikowanych i niecertyfikowanych objętości
• Racjonalne wykorzystywanie energii elektrycznej, cieplnej oraz wody
• Minimalizację szkodliwych substancji uwalnianych do atmosfery wynikających z działalności firmy oraz transportu
• Systematyczne szkolenie pracowników, w celu uświadomienia aspektów ekologicznych
  w codziennej pracy
• Systematyczny monitoring wpływu naszej działalności na środowisko naturalne
  oraz wprowadzanie nowych celów wpływających na minimalizację tego wpływu.

Niniejsza polityka jest ogólnie dostępna oraz znana wszystkim pracownikom, klientom oraz partnerom biznesowym a zarząd firmy zobowiązuje się do przestrzegania jej zapisów na wszystkich szczeblach organizacyjnych.

Pracownicy, klienci oraz partnerzy biznesowi  zgodnie z obowiązującą w firmie Procedurą przyjęcia skargi, wniosku lub poufnego zgłoszenia P 16 mają prawo złożyć skargę lub zażalenie w przypadku stwierdzenia, że nasza firma nie działa zgodnie z w/w celami. Skargi należy kierować na adres e-mail: info@jago.bydgoszcz.pl

Mamy nadzieję, że nasze zaangażowanie i promowanie proekologicznego zachowania wśród naszych klientów biznesowych przyczyni się do poprawy środowiska naturalnego i zachowania go dla przyszłych pokoleń.

 

PROCEDURA PRZYJĘCIA SKARGI, WNIOSKU LUB POUFNEGO ZGŁOSZENIA 

1. Cel

Procedura została stworzona w celu określenia:

• metod zgłaszania skarg i sposobów ich rozwiązywania
• metod zgłaszania pomysłów i rozwiązań racjonalizatorskich
• metod umożliwienia pracownikom poufnego zgłaszania problemów związanych z bezpieczeństwem, integralnością, jakością i zgodnością z prawem produktów oraz problemów dotyczących dyskryminacji, pracy przymusowej, pracy dzieci, przemocy w miejscu pracy i molestowania oraz wszelkich innych naruszeń prawa pracy i praw człowieka której nie dotyczy procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów
• procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów.

 Zastosowanie jej jest dobrowolne dla osób zgłaszających problem z zastrzeżeniem pozostałych zapisów nin. procedury.

     2. Zakres

Z możliwości składania wniosków lub skarg, zgłaszania pomysłów i rozwiązań racjonalizatorskich i mechanizmu ich rozpatrywania mogą skorzystać interesariusze wewnętrzni i zewnętrzni, w tym wszyscy pracownicy, nabywcy, dostawcy i społeczności w celu zgłoszenia domniemanych skarg. Wszystkie z tych stron uprawnione są do otrzymania odpowiedzi.

Procedura obejmuje m.in.:

• zgłaszanie wszelkiego rodzaju skarg, uwag oraz ich rozpatrywanie
• zgłaszanie wszelkiego typu pomysłów i rozwiązań racjonalizatorskich
• skargi i wnioski z zakresu warunków płacowych i warunków pracy
• skargi wobec objawów dyskryminacji i mobbingu, pracy przymusowej, pracy dzieci, przemocy w miejscu pracy, molestowania oraz wszelkich innych naruszeń praw pracy i praw człowieka
• skargi wobec problemów między pracownikami
• wszystkie sprawy typu pracownik- pracodawca, pracownik- dostawcza/odbiorca
• skargi dostawców
• skargi odbiorców
• skargi związane z funkcjonowaniem wprowadzonych systemów m. in. systemu RSPO i Rainforest Alliance (RA)
• przestrzegania praw i obowiązków pracowniczych oraz osób zewnętrznych
• skargi wobec pracowników F.W.C JAGO przez osoby zewnętrzne (dostawcy, odbiorcy, audytorzy, inspektorzy i.in.)
• poufne zgłoszenia
• tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Zakładzie w kontekście związanym z pracą,

Zakład przyjmuje i rozpatruje skargi, wnioski i poufne zgłoszenia, oraz gdy zaistnieje potrzeba podejmuje działania naprawcze, wyciąga odpowiednie konsekwencje dyscyplinarne, w sposób gwarantujący równe traktowanie stron, zachowanie obiektywizmu, przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa.

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w F.W.C. JAGO Jan Gogolewski, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

 

W zakładzie obowiązuje Kodeks etyczny, Polityka społeczna, Polityka BHP, Wewnętrzna Polityka Antymobbingowa oraz Kodeks kultury bezpieczeństwa i jakości żywności (Procedura P 21), Polityka Antykorupcyjna, Procedura Dyscyplinarna.

    3. Przyjmowanie skarg i wniosków

    3.1Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

• Osoba odpowiedzialna za przyjęcie skargi lub wniosku:
• Dyrektor
• Kierownik zakładu
• Kierownik Działu Gospodarki Magazynowej
• Kierownik zmianowy
• Kierownik Działu Handlowego
• Kierownik Działu Technicznego
• Specjalista ds. Kadr i Płac
• Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu. O tym czy pismo jest skargą czy wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna.W razie zgłaszania skargi lub wniosku ustanie, przyjmujący zgłoszenie pracownik odpowiedniego działu sporządza protokół przyjęcia uwag . Wzór protokołu – załącznik 1. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko, i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie.
  • Skargi i wnioski wniesione pisemnie lub ustnie do protokołu podlegają rejestracji w sekretariacie Zakładu. Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik sekretariatu.
  • W zakładzie obowiązuje procedura P 24 Komunikacja, w której przedstawiono drogi komunikowania się w przypadku chęci wniesienia skargi lub wniosku.
  • Właściciel lub Dyrektor powołują Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków – załącznik 2. Członkowie Zespołu są bezstronni.

• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków jest odpowiedzialny za przyjmowanie wniosków i skarg od każdego, kto doświadczył szkody.

  Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków jest zatem odpowiedzialny za szczegółowe rozpatrzenie i zbadanie skargi, w tym przypadków dyskryminacji, pracy dzieci, pracy przymusowej lub przemocy w miejscu pracy oraz nękania, zgłoszonej przez Komisję Oceniającą.

  Jeśli skarga zostanie zweryfikowana poprzez szczegółowe jej zbadanie, Zespół będzie współpracować z:

  • Komisją Oceniającą i/lub
  • Zespołem ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci) i /lub
  • Komisją Antymobbingową

  oraz zaproponuje odpowiedni proces naprawy szkody we współpracy z jej ofiarą - procedura P 25 Plan zarządzania łańcuchem dostaw certyfikowanych surowców RAINFOREST ALLIANCE (RAC)

  • Właściciel lub Dyrektor powołują Komisję Oceniająca – załącznik 3. Członkowie Zespołu są bezstronni.

  Komisja Oceniająca jest odpowiedzialna za opracowanie, wdrożenie i nadzorowanie działań naprawczych.

  Do zadań Komisji należy:

  • Monitorowanie ryzyka oraz wdrażanie środków ograniczających ryzyko związane z dyskryminacją, pracą dzieci, praca przymusową, dyskryminacją z uwagi na pleć, przemocą i molestowaniem w miejscu pracy
  • zgłaszanie kierownictwu i Zespołowi ds. rozpatrywania skarg i wniosków potencjalnych przypadków pracy dzieci, pracy przymusowej, dyskryminacji w miejscu pracy czy przemocy i nękania
  • opracowanie Planu naprawy szkody i włączenie go do planu zarządzania i funkcjonowania zakładu
  • monitorowanie działań naprawczych
  • naprawianie szkód w sprawach dotyczących prawa pracy i praw człowieka zgodnie
  • dokumentowanie wszystkich zidentyfikowanych przypadków nadużycia w miejscu pracy i monitorowanie działań naprawczych zweryfikowanych przypadków
  • Pracownik który otrzymał zgłoszenie obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie Przewodniczącemu Zespołu ds. rozpatrywania skarg i wniosków.
  • Zgłaszający otrzymuję potwierdzenie o otrzymaniu skargi lub wniosku
  • Skargi lub wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.

   

  3.2 Kwalifikowanie skarg i wniosków
  • Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków kwalifikuje sprawę jako skargę lub wniosek. Rozpoznaje czy skarga dotyczy dyskryminacji, w tym dyskryminacji z uwagi na płeć, pracy dzieci, pracy przymusowej, przemocy w miejscu pracy, molestowania w miejscu pracy czy też dotyczy procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów (w takim wypadku stosuje się odrębną procedurę o której mowa w załączniku nr 7)
  • Każda zakwalifikowana spraw wpisywana jest do Rejestru skarg i wniosków.
  • Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, Przewodniczący Zespołu ds. rozpatrywania skarg i wniosków wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
  • Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
  • Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru nad zakładem

       3.3SYSTEM POUFNEGO ZGŁASZANIA

System poufnego zgłaszania dedykowany jest dla pracowników F.W.C. JAGO, umożliwia zgłaszanie podejrzeń wykroczeń, które mogą mieć wpływ na:

• • • bezpieczeństwo produktu
    • jakość
    • zgodność z wymogami prawnymi
    • reputację zakładu

    System pozwala również zgłaszanie problemów dotyczących dyskryminacji, pracy przymusowej, pracy dzieci, przemocy w miejscu pracy i molestowania oraz wszelkich innych naruszeń prawa pracy i praw człowieka nie objęta procedurą zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów.

     

    Polityka jakości F.W.C. JAGO w czytelny sposób stwierdza, że firma będzie działała zawsze przestrzegać prawa. Obawy dotyczące tego, czy Polityka jakości jest, była lub może być naruszana powinny być natychmiast zgłaszane, aby można było podjąć odpowiednie działania w celu zbadania takich naruszeń i ich naprawienia.

    Ważne jest aby wszyscy pracownicy F.W.C. JAGO współpracowali ze sobą w celu promowania kultury uczciwości i odpowiedzialności w celu zapobieżenia takim sytuacjom i ich rozwiązywania, jeśli się pojawią.

     

    By ułatwić zgłaszanie obaw i zapewnić poufność opracowano SYSTEM POUFNEGO ZGŁASZANIA, który umożliwia zgłaszanie we właściwy sposób podejrzanych spraw już na ich wczesnym etapie rozwoju.

    W ramach SYSTEMU POUFNEGO ZGŁASZANIA pracownicy mogą zgłaszać obawy dotyczące podejrzeń popełnienia wykroczeń. Wykroczenia mogą obejmować:

    • zagrożenie życia lub zdrowia
    • produkowanie wyrobów stwarzających zagrożenie
    • nieprzestrzeganie wymogów prawnych
    • sprzedaż nieodpowiedniego produktu
    • oszustwa dotyczące produktów lub celowe nieprzestrzeganie specyfikacji w celu zapewnienia korzyści
    • naruszenie Polityki jakości JAGO, Polityki społecznej, Polityki środowiskowej, Kodeksu etycznego
    • zaniedbania
    • zaniedbania które szkodzą markom produkowanym w zakładzie
    • fałszywe przedstawianie wizerunku firmy
    • działalność przestępcza
    • niedozwolone ujawnienie poufnych informacji
    • marnotrawstwo
    • oferowanie lub przyjmowanie łapówek bądź ubieganie się o nie
    • niewłaściwe traktowanie pracowników, nielegalne procedury personalne m..in. problemy dotyczące dyskryminacji, pracy przymusowej, pracy dzieci, przemocy w miejscu pracy i molestowania oraz wszelkich innych naruszeń prawa pracy i praw człowieka.
    • celowe zatajenia któregoś z powyższych

    Powyższa lista nie jest wyczerpująca. Jeżeli pracownicy dowiedzą się o podejrzeniu popełnienia wykroczenia lub o niebezpieczeństwie w miejscu pracy, które nie zostało wymienione powyżej, powinni je także zgłosić.

    System poufnego zgłaszania może być wykorzystywany jedynie do zgłaszania obaw z podanego powyżej zakresu tematów. Inne odebrane zgłoszenia, skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska ( anonimowe) pozostają bez rozpoznania.

    Opis postępowania.

    • Wszyscy pracownicy zakładu mają możliwość składania poufnego zgłoszenia, przy jednoczesnym zachowaniu swojej tożsamości w poufności.
    • W ogólnodostępnym miejscu w zakładzie umieszczona jest odpowiednio oznakowana SKRZYNKA SYGNALISTÓW w której należy umieszczać zgłoszenia.
    • Osoba zgłaszająca zwana dalej sygnalistą przekazuje informację w formie pisemnej na formularzu – druk nr 214 Formularz poufnego zgłoszenia. Formularze są dostępne obok SKRZYNKI SYGNALISTÓW
    • Zalecane jest dołączenie do zgłoszenia dowodów potwierdzających prawdziwość stawianych twierdzeń. Ułatwi to analizę stanu faktycznego i pozwoli na dobór odpowiednich środków do zebrania materiału dowodowego.
    • Pracownicy Działu Jakości nadzorują stan SKRZYNKI SYGNALISTÓW i formularzy
    Członkowie Zespołu ds. rozpatrywania skarg i wniosków na posiedzeniu Zespołu ds. HACCP oraz najwyższego kierownictwa 1 raz na kwartał dokonują dokładnej analizy zgłoszeń umieszczonych w SKRZYNCE. W szczególności sprawdzana jest możliwość wszczęcia postępowania oraz ewentualny dobór narzędzi niezbędnych do pozyskania materiału dowodowego. Przewodniczący Zespołu HACCP sporządza pisemny raport z przeglądu zgłoszeń, materiału dowodowego oraz w stosownych przypadkach, podjętych działań. Ustalone działania należy niezwłocznie wdrożyć.

       4. Rozpatrywanie skarg i wniosków. 

Skargi i wnioski powinny być rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od daty wpływu.

W przypadku skarg dotyczących:

• dyskryminacji, w tym dyskryminacji z uwagi na płeć
• pracy dzieci
• pracy przymusowej
• przemocy w miejscu pracy
• molestowania w miejscu pracy

należy postępować  zgodnie z wymaganiami Rainforest Alliance Remediation Protocol – Annex S4. Zasady postępowania przedstawiono w pkt. 4.1.

W przypadku skarg i wniosków wnoszonych ustnie, obowiązuje tryb postępowania określony dla rozpatrywania skarg lub wniosków oraz wnoszonych pisemnie.

Koordynowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków oraz archiwizowanie dokumentacji w przedmiocie skarg i wniosków powierza się Zespołowi ds. rozpatrywania skarg i wniosków, który to przeprowadza postępowanie wyjaśniające.

Kierownicy komórek organizacyjnych Zakładu lub inni pracownicy zobowiązani są do dostarczenia niezbędnych dowodów, materiałów, informacji i wyjaśnień do Zespołu rozpatrującej wniosek lub skargę.

Wszystkie rozpatrzone skargi oraz wnioski mogą nieść ze sobą odpowiednie konsekwencje dyscyplinarne, zgodnie z obowiązującym Regulaminem Pracy.

W sprawach nie określonych niniejszą Procedurą stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i przepisy wykonawcze.

          4.1 Protokół naprawczy wg Rainforest Alliance Remediation Protocol – Annex S4.

          4.2 Plan naprawy szkody

Komisja Oceniająca jest odpowiedzialna za opracowanie Planu naprawy szkody i włączenie go do planu zarządzania i funkcjonowania zakładu.

Kroki konieczne do opracowania planu:

Krok 1	Ustalenie interesariuszy	Komisja Oceniająca może współpracować z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak organizacje pozarządowe i rząd, w celu uzyskania wsparcia przy wdrożeniu ograniczenia ryzyka powstawania nadużyć, monitorowania i/lub działań naprawczych. Podstawowy przegląd osób i podmiotów zaangażowanych w reakcję i naprawę szkody: •        osoby zaangażowane w gospodarstwie rolnym: •        Pracownicy zakładu •        Właściciel, Dyrektor zakładu •        Stowarzyszenia/zrzeszenia •        społeczności i ich liderzy •        Rainforest Alliance •        jednostka ceryfikująca •        osoby zaangażowane lokalnie: •        lokalne organy rządowe •        liderzy religijni •        władze lokalne •        członkowie społeczności (także dzieci) •        lokalne komisje ds. pracy dzieci •        szkoły i nauczyciele •        lokalni specjaliści do spraw rekrutacji i pośrednicy handlowi •        osoby zaangażowane na szczeblu krajowym: •        zakłady opieki zdrowotnej •        krajowe organizacje pozarządowe •        międzynarodowe organizacje pozarządowe •        krajowe organy rządowe •        organizacje akademickie i badawcze •        inspektorzy pracy W Załączniku 4 – podano wykaz organizacji świadczących pomoc osobom doświadczającym przemocy
Krok 2	Opisanie Planu naprawy szkody	Korzystając z Szablonu umieszczonego w załączniku 5  Komisja Oceniająca Tworzy przegląd osób, które w są odpowiedzialne za naprawę szkody i z kim partnerzy lub osoby zaangażowane w naprawę szkody (np. departament spraw społecznych, edukacji, spraw kobiet, społeczeństwo obywatelskie, partnerzy w łańcuchu dostaw) będą współpracować tam, gdzie to możliwe. Proponowane działania Planu naprawczego należy wpisać w Szablonie  - załącznik 5, który będzie zawarty w Planie Zarządzania.
Krok 3	Szkolenia i podnoszenie Świadomości	Po uzgodnieniu planu naprawczego zespół zarządzający musi zostać przeszkolony tak, aby każdy miał określone zadania w przypadku, gdy potencjalne nadużycie zostanie wykryte lub zgłoszone. Budowanie w grupie członków i pracowników świadomości i wiedzy na temat, jak działa Mechanizm Rozpatrywania Skarg i Protokół Naprawczy pomaga w upewnieniu się, że pracownicy i członkowie społeczności są świadomi swoich praw i mają dostęp do tego protokołu.

 

4.1.2 W przypadku wystąpienia szkody: reakcja i proces naprawczy

Kroki naprawcze które należy podjąć w celu załatwienia sprawy:

Zgłoszenie szkody	Zgłoszona szkoda przedstawiona Zespołowi ds. rozpatrywania skarg i wniosków celem wszczęcia dochodzenia
Reakcja	Natychmiastowe zabezpieczenie i zgoda poszkodowanego. Niezwłocznie po zgłoszeniu szkody, absolutnym priorytetem jest zapewnienie bezpieczeństwa stronie poszkodowanej oraz uzyskanie jej zgody na podjęcie kolejnych kroków. Rozpoznanie powagi sprawy. Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków rozpoznaje, czy sytuacja jest dotkliwa/poważna i jeśli tak jest, niezbędne staje się podjęcie kolejnych kroków
Naprawa szkody	Wprowadzenie poprawek i stworzenie odpowiedniego planu naprawczego Zakład (wraz z podmiotami zewnętrznymi) w ramach planu naprawy szkody wprowadzają działania naprawcze i tworzą odpowiedni plan naprawczy z wyznaczeniem szczegółowego porządku chronologicznego Wprowadzenie działań naprawczych Zakład (wraz z podmiotami zewnętrznymi) wprowadzają działania naprawcze w odniesieniu do źródła/głównych przyczyn powstania szkody Monitorowanie Komisja odpowiedzialna za ocenę i naprawę szkody monitoruje wprowadzanie przez posiadaczy certyfikatów i zaangażowanych stron ustalonych poprawek i działań naprawczych.

 

Ramy czasowe i strony odpowiedzialne za reakcje i proces naprawy szkody

Etap	Czas	Działania	Strona odpowiedzialna
1. Zgłoszenie sprawy	zalecane 48 godzin	Komisja Oceniająca otrzymuje zgłoszenie szkody i wspólnie z Zespołem ds. rozpatrywania skarg i wniosków  podejmuje się jej zbadania	Komisja Oceniająca i Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków
2. Reakcja natychmiastowe zapewnienie bezpieczeństwa	obowiązkowo 48 godzin	Niezwłocznie po zgłoszeniu sprawy, działaniem priorytetowym jest ochrona osób poszkodowanych i uzyskanie zgody ofiary na dalsze kroki.	Komisja Oceniająca i Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków
3. Reakcja rozpoznanie dotkliwości szkody	obowiązkowo 4 tygodnie	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków przeprowadza test dotkliwości szkody, jeśli jest dotkliwa, dalej należy przeprowadzić dochodzenie. Jeśli nie, przejść do kroku 6.	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków
4. Reakcja dochodzenie	zalecane 4 tygodnie	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków bada sprawę i zbiera informacje, jeśli potrzeba więcej szczegółów, zwłaszcza w ciężkich przypadkach.	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków
5. Reakcja dochodzenie kryminalne	zalecane 4 tygodnie	Ciężkie przypadki, które potencjalnie naruszają obowiązujące prawo karne mogą zostać skierowane na policję lub do odpowiednich organów śledczych.	Kierownictwo & ofiara przestępstwa
6. Reakcja weryfikacja i polecenie naprawy szkody	zalecane 4 tygodnie	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków weryfikuje przypadek i zaleca środki zaradcze, przekazuje sprawę do odpowiedzialnego działu (kadry/finanse) lub Komisji Oceniająca lub ) Zespołu ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci) i /lub Komisji Antymobbingowej współpracujących z odpowiednimi ekspertami w zakresie naprawy szkody.	Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków i kierownictwo
7. Reakcja komunikacja ze stronami zaangażowanymi	zalecane 6 tygodni	Zespołu ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci)/ Komisja Oceniająca spotyka się z ofiarami i innymi zaangażowanymi stronami, dyskutuje nad możliwymi środkami zaradczymi, w tym, w razie potrzeby, wprowadza postępowanie dyscyplinarne wobec sprawcy. Jeśli którakolwiek ze stron poszkodowanych nie zgadza się z decyzją w sprawie mechanizmu rozpatrywania skarg, może złożyć odwołanie za pośrednictwem Panelu Odwoławczego w celu weryfikacji decyzji. Alternatywnie, skarżący może użyć zewnętrznej ścieżki odwołania (poprzez organ certyfikujący, organ rządowy lub Rainforest Alliance).	Komisja Oceniająca/Zespół ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci)
8. Naprawa szkody koordynacja	zalecane 6 tygodni	Zespołu ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci)/ Komisja Oceniająca kieruje sprawy do odpowiedzialnych interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, aby wdrażać poprawki i działania korygujące, jako część planu naprawczego (Załącznik 5 – Szablon – Plan naprawy szkody) oraz nadzoruje realizację tych działań.	Komisja Oceniająca/Zespół ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci)
9. Naprawa szkody– wprowadzenie w życie poprawek i zatwierdzenie właściwego planu działania	obowiązkowo 12 tygodni *	Zakład - posiadacz certyfikatu RA (wraz z podmiotami zewnętrznymi) wprowadza poprawki w ramach planu naprawczego i potwierdza plan działań naprawczych mających na celu rozwiązanie głównych przyczyn problemu zgodnie ze szczegółowym harmonogramem.	Zakład - posiadacz certyfikatu RA, Komisja Oceniająca/Zespół ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci)
10. Naprawa szkody	obowiązkowo 52 tygodnie	Posiadacz certyfikatu RA (wraz z podmiotami zewnętrznymi) wdraża działania naprawcze w celu	Zakład - posiadacz certyfikatu RA, Komisja Oceniająca
11. Naprawa szkody monitorowanie	obowiązkowo cały czas	Komisja Oceniająca  monitoruje wprowadzanie przez posiadaczy certyfikatów oraz zewnętrznych interesariuszy uzgodnionych korekt i działań korygujących.	Komisja Oceniająca /Posiadacz Certyfikatu RA/Zewnętrzni Interesariusze
12. Naprawa szkody przegląd	obowiązkowo regularnie	Komisja Oceniająca wraz z organem zarządzającym regularnie przegląda przypadki, sprawdza raporty wewnętrzne i zamyka poszczególne sprawy.	Komisja Oceniająca  i Posiadacz Certyfikatu RA

 

.* Jeżeli przypadek naruszenia dobrostanu został zidentyfikowany przez biegłego rewidenta podczas audytu, dowody na podjęcie działań naprawczych, przeprowadzona analiza pierwotnej przyczyny oraz plan działań naprawczych są przesyłane do Organu Certyfikującego (CB) w terminie 10 tygodni po ostatnim dniu audytu (zamiast 12 tygodni). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zasady certyfikacji i audytu Rainforest Alliance 2020.

 

Poniżej opisano wg Rainforest Alliance Remediation Protocol – Annex S4. bardziej szczegółowo dwanaście kroków przedstawionych powyżej, zawierając więcej przykładów poprawek i działań korygujących. Rainforest Alliance rozumie, że w odmiennych okolicznościach, w których działają posiadacze certyfikatów, działania naprawcze mogą wyglądać różnie.

• Zgłoszenie sprawy dotyczącej praw człowieka, udostępnionej Zespołowi ds. rozpatrywania skarg i wniosków
• Jak wspomniano powyżej, sprawę można zgłosić za pośrednictwem własnego systemu monitorowania posiadacza certyfikatu, drogą wniesienia skargi, poprzez audyt poprzez podmiot zewnętrzny/raport medialny.
• w ciągu 24-48 godzin należy nawiązać kontakt ze skarżącym/osobą, której dotyczy skarga, która musi potwierdzić, że przedstawiono jej sprawę i wyjaśniono proces.
• Zapewnienie bezpieczeństwa i uzyskanie zgody:
• absolutnym priorytetem jest tutaj zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona zagrożonej osoby. Jeśli istnieje bezpośrednie ryzyko uszczerbku na zdrowiu psychicznym lub fizycznym pracowników w zidentyfikowanym /zgłoszonym przypadku, wsparcie udzielane jest po uzyskaniu pełnej zgody i przy ochronie prywatności osób. Pod tym samym warunkiem wsparcie może być zapewnione przez stronę zewnętrzną.
• Jeśli osobą dotkniętą nadużyciem jest dziecko, konieczne jest skontaktowanie się z rodziną/opiekunami dziecka, aby uczestniczyli oni w procesie naprawczym. Rodzina/opiekunowie muszą także wyrazić zgodę na podjęcie dalszych kroków.
• Obok kontaktu z osobą poszkodowaną i jej rodziną, tam, gdzie to możliwe udziela się niezbędnego wsparcia, obsługi i rozpoznaje się kolejne kroki na drodze naprawy.
• W najtrudniejszych przypadkach, w których pokrzywdzeni mogą znajdować się w bezpośrednim niebezpieczeństwie (np. z powodu zemsty za zgłoszenie gwałtu, korupcji itp.), mogą oni potrzebować umieszczenia w bezpiecznym i poufnym miejscu i w razie potrzeby zapewnienia jedzenia/wody.
• Osoba pokrzywdzona zostaje poinformowana o procesie naprawczym i poproszona o wyrażenie świadomej zgody na dalsze dochodzenie i/lub wsparcie. Osoby oskarżone o wykroczenia zostają zawieszone w swoich obowiązkach w oczekiwaniu na dalszy rozwój wydarzeń i oddzielone od ofiary, jeśli zachodzi taka potrzeba.
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków przeprowadza test dotkliwości/powagi sprawy
• Ten test składa się z czterech pytań – załącznik 6 Odpowiedź „Tak” na którekolwiek z pytań oznacza, że sprawę należy niezwłocznie przekazać zarządowi, który może sięgnąć po wsparcie zewnętrzne do władz, odpowiednich ekspertów oraz możliwie do Rainforest Alliance.
• Jeśli sprawa jest poważna, Komisja ds. Skarg (GC) wraz z kierownictwem muszą ocenić, czy doszło do przestępstwa (patrz krok 5) i ewentualnie zaangażować Rainforest Alliance i/lub organ certyfikujący CB do dalszych działań
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków rozpatruje sprawę
• W krótkim okresie (ok. 4 tygodni), Zespołowi ds. rozpatrywania skarg i wniosków rozpatruje sprawę.
• Oświadczenie ofiary (i, w stosownych przypadkach, rodziny) jest udokumentowane w znormalizowanym formacie a wszystkie powiązane ze sprawą informacje przechowywane są w bezpiecznym miejscu i utrzymywane w tajemnicy.
• Za zgodą ofiary, lub w przypadku dzieci, za zgodą rodziców/opiekunów, poszukiwane i dokumentowane są dodatkowe informacje o przyczynach sprawy, pochodzące z innych źródeł, takich jak np. pracownicy. Dokumentacja może zawierać zdjęcia, zeznania lub wszelkie inne formy dowodów.
• W każdym przypadku określić należy, z którym z Twoich zidentyfikowanych interesariuszy należy skonsultować plan naprawczy i kogo zaangażować w rozpatrzenie i naprawę szkody Np. w przypadku poważnego naruszenia dobrostanu dziecka w sprawach dotyczących pracy, możesz potrzebować wsparcia ze strony instytucji odpowiedzialnych za ochronę dziecka, takich jak eksperci (np. psycholodzy), placówki oświatowe czy organizacje pomocy społecznej; w przypadku przemocy seksualnej, możesz potrzebować pomocy medycznej, prawnej oraz wsparcia psychospołecznego, w tym ze strony organizacji kobiecych.
• Aby rozpatrzyć szkodę i zidentyfikować możliwe ścieżki jej naprawy należy skontaktować się z zewnętrznymi interesariuszami, stosownie do rodzaju nadużycia mogą być to pracownicy opieki społecznej, konsultanci ds. pracy i specjaliści ds. Płci.
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków przeprowadza ocenę potencjalnej przestępczości i jeśli trzeba, kieruje sprawę do władz / organów ścigania
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków i kierownictwo i/lub organ certyfikujący(CB) (jeśli to on zidentyfikował naruszenie) ocenia okoliczności jako, że odnoszą się one do obowiązującego prawa karnego danej jurysdykcji.
• Jeżeli zidentyfikowana sprawa obejmuje działania będące przestępstwem, może zostać zgłoszona odpowiednim organom rządowym, które są odpowiedzialne za kontrolę prawną.
• Najwyższy priorytet ma zawsze ochrona osoby poszkodowanej (i jej rodziny oraz osoby ujawniającej szkodę) pod warunkiem, że te działania w przyszłości nie narażą ofiary na dalszą krzywdę oraz, że ofiara szkody (lub jej rodzic/opiekun prawny) wyraża w pełni świadomie na to zgodę. Decyzję o zgłoszeniu sprawy organom śledczym należy przekazać ofierze, rodzinie i sprawcy (sprawcom).
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków kończy dochodzenie i decyduje o sposobie naprawy
• Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków, po przejrzeniu wszystkich dowodów (w poważnych przypadkach wraz z kierownictwem, Komisją Oceniającą lub Zespołem ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci) i ekspertów zewnętrznych), kończy dochodzenie i rekomenduje sposób naprawy szkody. Następnie przekazuje sprawę do odpowiedniej komisji, którą może być Komisja Oceniająca lub Zespół ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników, w zależności od rodzaju sprawy (np. przypadki molestowania seksualnego lub przemocy seksualnej zostają przekazane do Zespołu ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników który rozpatruje sprawy dotyczące płci).
• Komisja Oceniająca/Zespół ds. dyskryminacji, mobbingu i nielegalnego pozyskiwania pracowników ( m. in. dot. równości płci) spotykają się z domniemanymi ofiarami /innymi zaangażowanymi osobami, omawia ich prawa, zebrane materiały i obowiązki oraz proponowane środki zaradcze (korekty, analiza przyczyn źródłowych i działania naprawcze), w tym, w razie potrzeby, postępowanie dyscyplinarne przeciwko sprawcy:

1. Strony mogą się zgodzić lub nie.
2. Jeśli strony się nie zgadzają, mają możliwość odwołania się za pośrednictwem panelu odwoławczego, który należy ustanowić niezależnie od posiadacza certyfikatu. To działanie może być wsparte przez zewnętrznego doradcę ds. pracy.
3. W rzadkich przypadkach, gdy panel odwoławczy lub Zespół ds. rozpatrywania skarg i wniosków nie może rozwiązać skargi i tylko wtedy, gdy wszystkie opcje zostały wyczerpane, osoba lub organizacja zgłaszająca skargę może odwołać się do Jednostki Certyfikującej, która wydała certyfikat RA. Posiadacz certyfikatu z kolei może odwołać się do Mechanizmu rozpatrywania skarg Rainforest Alliance (Rainforest Alliance’s Grievance Mechanism).

• Po wyrażeniu zgody przez zainteresowane strony, Komisja Oceniająca opracowuje plan realizacji działań korygujących (korekcyjny plan działania) w celu rozwiązania podstawowych przyczyn problemu. Komisja Oceniająca kieruje sprawy do odpowiedzialnych wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy w celu wdrożenia poprawek i działań korygujących w ramach planu naprawczego oraz nadzoruje jego realizację.

Lista możliwych działań naprawczych w przypadku różnych naruszeń jest przedstawiona w Rainforest Alliance Remediation Protocol – Annex S4.  Każda sytuacja i kontekst jest niepowtarzalny i dlatego ta lista nie jest ani obowiązkowa ani wyczerpująca, ale zawiera sugerowane kroki zarówno dla korekt krótkoterminowych, jak i długoterminowych działań naprawczych.

• Poprawki krótkoterminowe (12 tygodni) w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób zaangażowanych w szkodę, oceny ich bezpośredniego zagrożenia i wsparcia ich rehabilitacji /przywrócenia praw wprowadzane są na poziomie gospodarstwa, firmy, dotkniętych osób i społeczności. Zostaje także zatwierdzony szczegółowy plan realizacji działań naprawczych.
• Długoterminowe (50 tygodni (7)) działania naprawcze, mające na celu usunięcie pierwotnych przyczyn problemu, realizowane są na poziomie zakładu, firmy, dotkniętych osób i społeczności.
• Komisja Oceniająca monitoruje wprowadzanie poprawek i działań korygujących
• poprawki i działania korygujące są regularnie kontrolowane tak, aby zapewnić ich skuteczność i realizację zgodnie z planem
• Komisja Oceniająca aktywnie monitoruje zadowolenie pracowników z systemów i środków zaradczych.
• Wszystkie etapy naprawy szkody są udokumentowane przy użyciu standardowych formatów
• Komisja Oceniająca wraz z kierownictwem, regularnie przegląda rodzaj szkód, raporty wewnętrzne, działania naprawcze oraz działania mające na celu zamknięcie spraw i upewnia się co do tego, że środki są odpowiednie dla realizacji celu.